Административный регламент «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации муниципального района Гафурийский район Республики Башкортостан»Административный регламент архивного отдела администрации муниципального района Гафурийский район Республики Башкортостан предоставления муниципальной услуги «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации муниципального района Гафурийский район Республики Башкортостан». I. Общие положения 1.1. Наименование муниципальной услуги Административный регламент предоставления архивным отделом администрации муниципального района Гафурийский район Республики Башкортостан ( далее – архивный отдел ) муниципальной услуги по организации исполнения запросов российских граждан (далее – граждан), поступивших в архивный отдел, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия с республиканскими органами государственной власти, центральными государственными архивами РБ, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при осуществлении предоставления муниципальной услуги. Муниципальные услуги по исполнению запросов российских граждан и выдача архивных справок, выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающее их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, предоставляются на бесплатной основе. Запросы граждан имущественного, биографического и генеалогического характера исполняются на платной основе в соответствии с договором, заключенным между архивом и пользователем и прейскуранта цен на платные услуги, согласованного в установленном порядке с Управлением по делам архивов РБ. 1.2. Нормативно правовое регулирование предоставления муниципальной услуги Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения запросов граждан, поступивших в архивный отдел осуществляется в соответствии с: - Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280); - Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060); - Положением «О Федеральном архивном агентстве», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290, (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 25, ст. 2572); - Законом Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан» (Ведомости Государственного Собрания – Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 2006 , № 5 (277), ст.233); - Законом Республики Башкортостан от 12.12.2006 № 391-з «Об обращениях граждан в Республике Башкортостан» (Ведомости Государственного Собрания – Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 08.02.2007., № 3 (249), ст.82); - Постановлением Кабинета Министров Республики Башкортостан от 01.06.1998 № 111 (в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 05.03.2009 № 83) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов республиканских органов исполнительной власти и их государственной регистрации»; - Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 23.07.2009 № 286 «Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан» (Ведомости Государственного Собрания - Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 16.09.2009, № 18(312), ст. 1187); - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059); - Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 04.05. 2007 № 88 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», (Российская газета, 2007, № 108; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14.05.2007, регистрационный № 9449); - Приказом Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан от 26.05.2009 № 53 «Об утверждении Регламента Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан» (Зарегистрировано в Минюсте РБ 16.06.2009 № 694; Республика Башкортостан, № 182(26917), 23.09.2009). 1.3. Органы, участвующие в предоставлении муниципальной услуги 1.3.1. Архивный отдел II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге 2.1.1. Муниципальная услуга по исполнению запросов граждан, предоставляется архивным отделом в форме архивных справок, выписок и архивных копий. 2.1.2. Место нахождения Архива и его почтовый адрес : 453050, Республика Башкортостан, с.Красноусольский, ул.Октябрьская,д.2, первый этаж. 2.1.3. Телефон Архива: (34740) 2-12-83 График работы Архива: понедельник-пятница 08.00 – 17.00 суббота – воскресенье выходные дни Помещение для приема граждан расположено на 1 этаже помещения, занимаемого архивом. 2.1.4. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется: - по телефону; - по письменным обращениям; - по электронной почте ( E-maiI: arhiv@gafury.ru); - при личном обращении граждан; - на официальном сайте администрации района – www.gafury.ru. 2.1.7. По телефону должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан. 2.1.8. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения. 2.1.9. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения. 2.1.10. Прием граждан осуществляется начальником архивного отдела и специалистом, по рабочим дням. 2.2. Основание для предоставления муниципальной услуги 2.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос гражданина в адрес архивного отдела , в том числе переданный по электронной почте. 2.2.2. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения: - наименование организации, в которую направляется письменный запрос, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица; - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя; - почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса; - изложение существа запроса; - личная подпись и дата. 2.2.3. В случае необходимости, заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы, либо их копии. 2.2.4. Интернет-обращения (запросы) граждан могут содержать следующие реквизиты: - наименование организации или должностного лица, которому они адресованы; - изложение существа обращения; - фамилия, имя, отчество заявителя; - почтовый адрес места жительства; - дата отправления письма. 2.2.5. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности заверенной в установленном порядке. 2.2.6. При поступлении запросов граждан, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 3-дневный срок запрашивает автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения. 2.3. Требования к оборудованию мест предоставления муниципальной услуги 2.3.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на 1-ом этаже здания администрации района. 2.3.2. Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, которые позволят ознакомиться с информационными табличками. 2.3.3. На территории, прилегающей к месторасположению уполномоченного органа, оборудуются места для парковки автотранспортных средств, при наличии технической возможности. Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов на стоянке выделяется не менее десяти процентов мест (но не менее одного места), которые не должны занимать иные транспортные средства. Предоставляется бесплатный доступ получателей муниципальной услуги к парковочным местам. 2.3.4. Здание (помещение) архивного отдела должно быть оборудовано информационной табличкой (вывеской), предназначенной для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации: наименование уполномоченного органа; место нахождения и юридический адрес, график (режим) работы, адрес официального Интернет-сайта, телефонные номера и адрес электронной почты справочной службы. Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители. 2.3.5. Вход в здание для предоставления муниципальной услуги (при наличии технической возможности) оборудуется пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски. 2.3.6. В здании (помещении) архивного отдела оборудуются сектора для информирования, зал ожидания. Под зал ожидания очереди отводится просторное помещение, площадь которого определяется в зависимости от количества граждан, обращающихся в уполномоченный орган. В зале ожидания должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, внешние козырьки и другими, помещение оснащается оборудованием для поддержания температуры, влажности и скорости движения воздуха в соответствии с действующим санитарными нормами микроклимата производственных помещений. Зал ожидания предоставления муниципальной услуги оборудуется стульями, кресельными секциями и скамьями (банкетками). В зале ожидания (при наличии технической возможности) устанавливается компьютер для самостоятельного использования посетителями с целью получения установленной информации и справок, в том числе с использованием систем. Правила работы с компьютером, а также фамилия, имя, отчество, телефон, номер кабинета сотрудника подразделения, отвечающего за работоспособность компьютера, размещаются на информационном стенде. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности для их размещения в здании. 2.3.7. Прием получателей муниципальной услуги осуществляется в специально выделенных для этой цели помещениях – местах предоставления муниципальной услуги. Помещения для непосредственного взаимодействия специалистов с получателями муниципальной услуги организуется в виде отдельных кабинетов для каждого ведущего прием специалиста. Консультирование (предоставление справочной информации) получателей муниципальной услуги осуществляется в отдельном кабинете. Кабинеты приема получателей муниципальной услуги должны быть оборудованы информационными табличками с указанием: - номера кабинета; - фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги; - времени приема граждан и работы с юридическими лицами; - времени перерыва на обед, технического перерыва. Кабинеты приема (выдачи) документов/информации не могут закрываться на обед, технический перерыв одновременно. Каждое рабочее место специалистов в служебных кабинетах, осуществляющих прием посетителей, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим и сканирующим устройствами. 2.3.8. В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения верхней одежды посетителей. 2.3.9. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются системами кондиционирования (охлаждения и нагревания), озонирования и ионизирования воздуха, а также противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны. 2.3.10. Сектор информирования граждан располагается в зале ожидания очереди и предназначен для ознакомления их с информационными материалами. Сектор информирования должен быть оборудован информационными стендами, размещаемыми на высоте не менее 2,2 м от пола и обеспечивающими видимость информации. 2.3.11. Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03», утвержденными Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 № 118. 2.4. Организация приема заявителей 2.4.1. Прием получателей муниципальной услуги ведется в порядке живой очереди при личном обращении граждан. Предварительная запись на прием может осуществляться при личном обращении получателей муниципальных услуг, по телефону или с использованием электронной почты. При наступлении возможности обращения, гражданин входит в соответствующий кабинет и осуществляет требуемые процедуры (если возможно- сидя). 2.4.2. В случае организации ведения приема по предварительной записи по телефону или с использованием электронной почты гражданин по указателям проходит к кабинету, номер которого ему сообщили в момент предварительной записи. При согласовании по телефону либо по электронной почте времени для оказания консультативной услуги должностное лицо обязано назначить время с учетом графика установленного времени приема в порядке очередности посетителей, а также с учетом пожелания обратившегося за консультацией заявителя. 2.4.3. Внешний вид должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу. Должностные лица имеют личные идентификационные карточки или настольные таблички с указанием их фамилии, имени, отчества и должности. 2.5. Обязательства уполномоченного органа в отношении графика работы с получателями муниципальной услуги 2.5.1. Часы приема получателей муниципальной услуги должностными лицами архивного отдела: понедельник – четверг 08.00 – 17.00 2.5.2. При высокой нагрузке и превышении установленного административным регламентом срока ожидания в очереди по решению руководителей уполномоченных органов продолжительность времени и количество дней приема могут быть увеличены. 2.5.3. Рабочее время предоставления перерыва для отдыха и питания должностных лиц архивного отдела устанавливается правилами служебного распорядка. 2. 6. Сроки предоставления муниципальной услуги 2.6.1. Запросы граждан, поступившие в архивный отдел рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения начальника архивного отдела в случае истребования дополнительных и уточняющих сведений по запросу, срок рассмотрения запроса может быть продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя. 2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги 2.7.1. Отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поиска запрашиваемой информации. 2.7.2. Отсутствие у потребителя муниципальной услуги документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации, Республики Башкортостан тайну. 2.7.3. Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения граждан не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения. III. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги 3.1.1. Блок - схема предоставления муниципальной услуги представлена в Приложении 3. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является руководитель архивного отдела , осуществляющего оказание услуги. 3.1.2. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры: - регистрация запросов граждан и передача их на исполнение; - анализ тематики поступивших запросов граждан; - направление запросов граждан на исполнение в органы и организации по принадлежности; - подготовка и направление ответов гражданам. 3.2. Регистрация запросов граждан и передача их на исполнение 3.2.1. Поступившие в архивный отдел письменные запросы граждан регистрируются в течение 3 дней и передаются исполнителю. 3.2.2. Регистрация запроса гражданина является основанием для начала действий по предоставлению муниципальные услуги. 3.2.3. Запросы граждан, поступившие от депутатов, из комитетов и комиссий палат Федерального собрания Российской Федерации, иных федеральных органов государственной власти, Государственного Собрания-Курултая Республики Башкортостан, республиканских органов государственной власти рассматриваются в день поступления. 3.2.4. При поступлении Интернет-обращения (запроса) гражданина с указанием адреса электронной почты или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме интернет-обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению интернет-обращение (запрос) гражданина, распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. 3.3. Анализ тематики поступивших запросов 3.3.1. Исполнитель обращения (запроса) осуществляет анализ тематики поступивших запросов граждан, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется: - степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения; - местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса; - местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение. 3.4. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности 3.4.1. По итогам анализа тематики поступивших запросов граждан, в течение 3 дней со дня регистрации исполнитель муниципальной услуги направляет их со своим письмом по принадлежности в органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов. 3.4.2. В случае, если запрос гражданина требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя. 3.5.Подготовка и направление ответов гражданам 3.5.1. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации архивный отдел письменно уведомляет об этом граждан. 3.5.2. В случае, если запрос не может быть исполнен, гражданину направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом гражданину могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов. 3.5.3. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами. 3.5.4. Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения. IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений 4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальные услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги. 4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения должностными лицами архивного отдела положений настоящего Регламента. 4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела. 4.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, Республики Башкортостан. 4.5. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. 4.6. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются должностные лица администрации района и архивного отдела. 4.8. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего административного регламента 5.1. Гражданин может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего административного регламента. 5.2. Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме у начальника архивного отдела и его заместителя. 5.3. Письменные и устные обращения (жалобы) граждан принимаются и регистрируются ответственными за это специалистами. 5.4. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает: - фамилию, имя, отчество; - почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; - изложение сути жалобы; - личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии. 5.5. Личный прием граждан в архивном отделе осуществляется в порядке живой очереди, возможна предварительная запись: Личный прием начальника архивного отдела : - пятница с 08.00 час. до 12.00 час. Адрес архивного отдела: 453050, РБ, Гафурийский район, с.Красноусольский, ул.Октябрьская-2 Телефон: (34740) 2-12-83 5.6. Информация о личном приеме должна быть размещена на наглядных стендах архивного отдела 5.7. Начальник архивного отдела - обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего жалобу, или его законного представителя; - вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в государственных архивах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия; - по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов. 5.8. Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела 5.9. Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе. 5.10. Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего жалобу. 5.11. Ответ на жалобу не дается в случаях: - если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; - если текст жалобы не поддается прочтению; - если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи; - если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства. О решении начальника архивного отдела заявитель уведомляется письменно. 5.12. Обжалование действий (бездействий) и решения должностных лиц осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента в судебном порядке, осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством. |